志愿者的角落❘由杰里·克纳普
那是我第一次参加在美国陆军的参谋会议;我们的老板，中校比尔·麦金农主持了他们。在那之前，除了计划如何在“周一橄榄球之夜”后用刚倒空的啤酒罐在大学宿舍建啤酒墙，我从来没有为其他员工服务过。
“那么，杰瑞，你是第一个。你给我们带来了什么?”LTC Mac，一个非常专业，愉快的战斗老兵，恭敬地问道。我很确定我张大了嘴巴，因为我不知道该说什么。斯坦上尉是一位经验丰富的工程部主管，也是一位同事。他向我投来一个“你是个白痴”的眼神，我们的秘书咯咯地笑了起来。我在美国陆军当了33年的参谋，总是为军队的老板工作，这让我对参谋会议的价值和机制有了很多了解。
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这和志愿消防队有什么关系?随着你的晋升，你可能已经被训练到更高的技术技能水平:火的攻击，解脱，有害物质(HM)，先进的场景管理。你可能没有接受过管理下属的培训，也没有参加过简单而有效的员工会议。员工会议是最常见和最有效的工具，您将使用它来运行日常运作，并提高您的组织和它的火场效率。
员工会议的目的
最具组织性和最有效的领导者会定期、高效、公正地召开员工会议。操作性的表达“节省时间，节省时间”在这里100%适用。你投入在与员工定期交流上的时间会得到至少十倍的回报;百倍可能更准确。在消防服务中，这种员工会议可以在许多级别上进行:负责整个消防队的中尉或队长、营长(负责几个消防队)或整个部门的副或主任。
工作人员会议的目的和价值包括:
- 设定长期和短期目标。
- 检查项目和任务的进度。
- 为组织建立/调整优先级。
- 提供/调整下属的指导。
- 和下属一起脑力激荡创造性的解决方案。
- 为下属提供帮助/建议/资源，使他们能够实现既定的目标/项目。
- 指导。
- 促进员工之间的协调。
- 减少组织摩擦和个人摩擦。
- 做出决定，让全体员工都知道指挥官(老板)的意图。
- 让员工有机会表达自己的想法和关注，获得支持等等，让他们觉得自己是关键成员。
- 分享来自更高层次的信息，来自上级的意图和目标。
非常私人的,但非常重要的生产性员工会议的结果是,我对我的工作有以下原因:我知道我应该期待什么,我知道我自己的和我的组织的短期/长期目标,我知道,如果需要我可以得到援助,我知道我的老板做了什么,没有想要的。简而言之，我的任务很明确。
优先级和摩擦
员工会议的主要好处之一是，它确保所有员工(下属)都关注并理解组织的短期和长期目标。一般来说，在一个员工中有一个老板和下属，在老板之下有相同或不同级别的下属。这些工作人员可能不属于彼此的指挥链;他们可能都向同一个老板汇报工作。每个人的工作可能只是老板领导的部门总体任务的一部分。尽管每个下属的主要任务略有不同，但他们必须经常或偶尔一起工作，以互相帮助。
这种情况可能会产生一些问题，需要召开员工会议来解决。下面是一个简单的例子:您的部门有一个物流人员(Loggy)，或者，对于更大的部门，有一个物流部门。HM首席需要定期订购传感器，以保持各种仪器的校准和功能。之前，后勤人员(Loggy)被老板指派为整个部门指定三个新的引擎和道岔装置。Loggy认为这是他的主要任务，并将其列为首要任务，并将所有时间都花在这上面，但没有订购HM传感器。HM的负责人感到沮丧，因为他认为Loggy不支持他。如果放任不管，我们都知道结果:组织摩擦、个人摩擦和效率的降低。
所以，在下一次员工会议上，这样的对话发生了:
HM主管:“我真的需要我上周订购的那些传感器。我们所有的四气监测器下周都将停止工作。在一氧化碳和天然气紧急情况下，我们将受到严重限制。光是上周，我们就打了10个这样的电话。”
Loggy:“哦，对不起，我完全被新引擎和道岔设备的购买迷住了。这是我现在的首要任务。”
老板:“HM，你经常需要传感器，对吗?”
HM主管:“是的，大约两个月一次。”
老板:“那么，你可以预测你什么时候需要他们?”
HM:“是的，他们有已知的预期寿命，所以我可以更好地预测订购需求，这将有所帮助。”
老板对Loggy说:“请把他的传感器交给HM, HM会向你提供一份年度时间表，大致列出更换的时间框架。我明白，编写规范需要花费一些时间，但规范是一个长期目标。我们需要保持我们的特别行动任务的可操作性。”
呆呆的说:“好了,好了。我今天下午就把它做完。我没有意识到我还有时间考虑规格。”
其他工作人员:“采购部刚刚开始了一项新的合同条款，允许签订多年期合同。这将为我们日常所需的传感器等部件节省大量时间。”
老板:“太好了!让后勤部门调查一下，下次开会时向我汇报。”
这次员工会议谈话的好处包括:
- 物流和HM得到了如何进行的决定。
- 传感器得到了命令。
- 建立了一种新的/更好的/更有效的制度。
- 组织摩擦和工作人员之间的个人摩擦都减少了。
除非是在员工会议上，否则这个非常重要的对话可能永远不会发生。这次工作人员会议结果的另一个重要例子是作出了决定。作为一名员工，我不需要同意老板的决定，但我需要做出决定，让他采取下一步行动。
这个简单的例子显示了召开员工会议的重要性，以及如何减少组织摩擦，确保日常运营和短期(更换传感器)和长期(新规格)目标的顺利进行。
领导员工及会议
现在让我们在员工会议上从老板的角度看问题。假设你是一个有六名员工的老板;通常他们会是你负责的部门的领导。你应该为正式的员工会议准备一份范本。这可能很简单，如:你上周完成了什么，正在进行的项目的状态，下周的目标，以及任何你自己不能解决的问题。LTC Mac最喜欢的一个充满经验的表达是:“坏消息不会随着年龄的增长而变好。”
当你的员工意识到问题时，一定要鼓励他们提出问题。对待错误也要如此;坦白承认并承担责任。从长远来看，对其他员工和你的老板隐瞒这些想法从来都不会有好结果。
我曾为之工作过的步兵营指挥官吉姆·赖斯(Jim Rice)在员工讨论问题时总是这样说:“我们自己能做什么?”他知道语法是错误的，但这立刻说明了几个重要的问题:我们能控制什么?我们不能控制什么?我们能通过全体员工的共同努力来解决这个问题吗?我们能集思广益想出一个有创意的解决方案吗?指挥官是否应该采取更高的分辨率或资源来解决问题?
我老板的老板，驻军指挥官(一个非常明智和经验丰富的炮兵上校)，在一次令人尴尬的事故后，把一些石油泄漏到河里，下达了这样的建议:“完全开放海岸警卫队;告诉他们一切;给他们看任何他们想要调查的东西。”你的员工是一个非常强大的工具;充分利用它们需要高度的诚实和正直。隐藏真相就像一个永远无法愈合的伤口。我们在这个例子中的诚实在结果的调查报告中得到了巨大的回报。面对它，解决它。作为老板，当你的员工在积极开展工作或完成项目时，你要做好犯错的心理准备。接受错误，但不要重复错误。
非正式员工会议
不是每个员工会议都是正式的。北哈德逊(NJ)地区消防和救援副局长(Ret.)安东尼·阿维略(Anthony Avillo)在他的文章《主要指令》(The Prime Directive)中描述了上午的会议。188金宝搏是正规吗(2020年7月)是一个很好的例子。阿维略说:“早会可以在设备旁召开，可以消除轮班活动中存在的所有奇怪和含糊不清的情况。”这次员工会议为当班的每个人制定了共同的方针。
我们在宪兵司令办公室有一个优秀的工作人员——一个优秀的军官、士官和高级文职人员的混合体。不幸的是，我们并没有形成一个有效的组织。所以，我们的老板，LTC Bob Brown，说我们每天早上都要做“单口相声”。他说:“你去喝咖啡，我们会在地图上的运营办公室里做一场非正式的‘单人脱口秀’。”所以，经过几周的简短会议，真正意义上的站立员工会议，我们调整自己成为一个更有效的组织。这是一个非常有趣的经历，因为我们都表现得很好，但单口相声让我们对我们所支持的组织和更高的总部更加有利。单口相声似乎稍微调整了我们的职业人格，使之成为一个更有效的群体。
稍微计划一下，你的员工会议将是你和员工时间的一项富有成效的良好投资。同样重要的是，这将不会是另一个可怕的会议!员工会议应该是一种有价值且有效的管理工具，您可以使用它来提高组织的效率。
杰里·克纳普他是罗克兰县(纽约)危险品处理队的队长，也是西哈弗斯特劳(纽约)消防部门的一名有46年经验的资深消防员/急救人员。他是这本书的合著者房子火灾《消防工程消防手册一、二(消防工程)》“火灾袭击”章节。188金宝搏是正规吗Knapp还担任UL住宅火灾攻击研究的技术小组成员。他最近从美国西点军校(U.S. Military Academy, West Point)退休，在那里他曾是紧急服务理事会(Directorate of Emergency Services)的计划和行动专家。
